Jumat, 22 Agustus 2008

61 Tahun HMI Mengabdi

61 Tahun HMI Mengabdi, Masih Eksiskah?

Enam puluh satu tahun yang lalu, tepatnya 5 Februari 1947, seorang Mahasiswa Sekolah Tinggi Islam Yogyakarta, Lafran Pane memprakarsai berdirinya Himpunan Mahasiswa Islam (HMI). Dari segi internal, setidaknya ada dua hal yang memotivasi Lafran Pane mendirikan organisasi tersebut, yaitu untuk mempertahankan kemerdekaan di mana penjajah Belanda masih bertahan di tanah air dan keinginan untuk memurnikan ajaran Islam dimana masyarakat muslim sangat rentan terserang virus TBC (Takhayul, Bid’ah dan Churafat)
Salah satu fenomena yang berkenaan dengan virus tersebut justru mewabah hingga kampus di mana muncul pameo “Bukan mahasiswa jika tidak pandai berdansa”, padahal mereka menganut agama Islam. Dengan kegigihan dan perjuangan yang ikhlas, Lafran Pane beserta kawan-kawan melakukan berbagai aktivitas demi agama dan bangsa sehingga HMI menjadi organisasi yang besar dan melahirkan para aktivis yang handal.
Tidak berlebihan jika dikatakan bahwa HMI memiliki peranan besar dalam membangun bangsa yang “religius” ini. Misi ke-Islaman dan ke-Indonesiaan yang mengakar dalam setiap gerakan kader HMI mengantarkan organisasi ini banyak diterima dan diminati oleh kaum intelektual muda. Betapa tidak, dengan kedua misi tersebut, para kader akan terhindar dari fanatisme agama yang berlebihan atau sebaliknya yang cenderung mempertentangkan antara kehidupan berbangsa dan beragama.
Namun, kajayaan dan kebesaran HMI nyaris mengalami romantisme sejarah. “Nikmatnya” ber-HMI lebih dirasakan oleh para kader yang kini telah menjadi alumni. Sanjungan dan pujian terhadap kader-kader HMI acap kali menjadi diskusi menarik di kalangan alumni. Sementara gerakan kader saat ini, lebih menjadi “kerinduan” orang-orang yang bangga terhadap HMI dalam menyikapi perkembangan bangsa dan agama. Tegasnya, eksistensi HMI mulai dipertanyakan di era serba terbuka ini.
Agaknya popularitas HMI mulai berkurang pasca Reformasi. Bukan karena reformasinya an sich, akan tetapi banyak hal yang mempengaruhinya. Sebab, krisis multidimensi yang terjadi di masa transisi orde baru-reformasi telah merambat ke berbagai aspek kehidupan masyarakat, termasuk perkembangan organisasi kemahasiswaan. Artinya, tidak hanya HMI yang mengalami problema tersebut. Kemudian, peran alumni, misalnya, meski diakui bahwa alumni berperan penting dalam membangun bangsa tetapi di antara mereka juga ada yang terlibat merusak bangsa ini. Tentunya, fenomena itu lebih terasa pasca reformasi. Selain itu, gerakan mahasiswa pun bermunculan laksana jamur di musim hujan tatkala kran demokrasi dan kebebasan berpendapat terbuka lebar. Dari tahun ke tahun, perkembangan masing-masing organisasi tersebut yang tentunya memiliki karakteristik tersendiri dan bisa jadi belajar kepada organisasi yang telah ada, tampil populer di kalangan mahasiswa. Dan tidak menutup kemungkinan sistem perkaderannya lebih baik dari HMI.
Oleh karena itu, di usia yang ke-61 ini, HMI mesti melakukan reorienstasi terhadap gerakan dan perkaderan HMI. Walaupun HMI telah memiliki tujuan dan misi yang jelas, akan tetapi perlu mengambil langkah yang strategis untuk mencapai tujuan tersebut. HMI ditantang dan dituntut untuk mampu memenuhi kebutuhan umat dalam konteks kekinian dan kedisinian.
Untuk memenuhi harapan tersebut, HMI harus mampu menginterpretasikan spirit perjuangan Lafran Pane sesuai kebutuhan saat ini. Kehidupan beragama umat Islam, misalnya, masih banyak problema yang belum terselesaikan dan malah semakin rumit. Tidak hanya ajaran agama yang terkena virus TBC saja, bahkan penyimpangan akidah yang sangat prinsip dan krusial pun mengancam kehidupan umat. Munculnya aliran-aliran sesat yang mengatasnamakan ajaran Islam merupakan contoh kongkrit yang perlu diperhatikan.
Begitu juga degradasi moral yang tidak hanya dialami oleh masyarakat awam, tetapi kalangan intelektual muda di kampus juga bisa terjadi. Jika Lafran Pane gelisah dengan anggapan mahasiswa di masanya yang menganggap modern dengan berdansa, maka kader HMI saat ini seyogyanya turut gelisah dengan kondisi kaum muda yang menjadi korban budaya asing dengan meninggalkan ajaran agama hanya karena memuja kebebasan yang kebablasan atau yang serupa dengannya. Ketika umat tidak konsisten terhadap keyakinannya serta tidak mencintai adat istiadat yang mengandung nilai-nilai luhur di tengah-tengah masyarakatnya, maka kebudayaan asing yang dianggap lebih maju dan beradab akan segera menjajahnya dengan berupaya mengadopsinya secara utuh tanpa filter yang bijak.
Persoalan meniru budaya luar yang dianggap lebih maju, juga pernah terjadi di dunia umat Islam-Kristen di masa kejayaan Islam. Di Sisilia misalnya, Rajanya, Roger II, terpengaruh dengan peradaban Islam. Buktinya pakaian kebesaran yang dipilihnya adalah pakaian Islam sehingga lawan politiknya menyebutnya sebagai "half heathen king" (raja setengah kafir). Gerejanya ia hiasi dengan ukiran dan tulisan Arab. Perempuan Kristen Sisilia meniru saudaranya muslimah dalam soal mode pakaian, mereka mengenakan Jilbab. Ketertarikan terhadap peradaban Islam zaman klasik itu bukan hanya dari orang-orang Eropa yang berada di daerah atau bekas daerah yang dikuasai Islam, melainkan juga dilakukan oleh orang-orang di Inggris, Perancis, Jerman dan Italia.
Kini, suasananya berbalik 180 derajat. Tidak sedikit di antara umat Islam justru meniru Barat. Jika yang dicontoh adalah semangat etos kerjanya, disiplin, atau pengembangan ilmu pengetahuan, tidak masalah!. Tetapi yang dicontoh kadang-kadang adalah budayanya yang bertentangan dengan ajaran Islam sendiri, seperti cara berpakaian, pergaulan bebas, gaya hidup materialistis, pragmatis, liberal, dan budaya negative lainnya.
Menyikapi persoalan ini, HMI masih memiliki peluang besar untuk tampil sebagai organisasi kader yang dibutuhkan dan dirindukan eksistensinya dalam mengabdi untuk agama dan bangsa ini. Dengan perkaderan yang baik, diharapkan di internal HMI terjalin pembinaan keagamaan yang sesuai dengan ajaran Islam sesungguhnya sehingga akidahnya benar, ibadahnya tekun, dan akhlaknya mulia. Dengan begitu, HMI akan mampu menjalankan misi ke-Islaman dan ke-Bangsaan dalam kehidupan masyarakat yang lebih luas melalui berbagai aktivitas dan gerakan-gerakan yang spektakuler, bukan mencari-cari atau menambah masalah tetapi mencari dan menemukan solusi.
Selain itu, HMI harus berani melakukan berbagai inovasi dan reformasi baik dalam sistem perkaderan, sistem pembinaan organisasi, struktural organisasi, dan hal-hal yang berkaitan lainnya dengan tetap mengacu kepada tujuan yang telah ditetapkan. Jika di masa lalu kader HMI lebih dikenal sebagai kader yang pandai beretorika, kecerdasan intelektual tinggi, mudah bersosialisasi, lihai berpolitik, dan sebagainya, maka saat ini keahlian tersebut tidak hanya sampai di situ saja. Lebih dari itu, kader HMI dituntut untuk memiliki lima kualitas insan cita yang pada dasarnya menginginkan pengembangan kepribadian yang sehat dengan membangun multi kecerdasan. Tanpa ada upaya seperti itu, bisa jadi eksistensi HMI tak lagi bernyali, pengabdian terhadap agama dan bangsa akan terhenti mati dan kebesaran HMI hanya tinggal di prasasti.

Oleh: Muhammad Kosim LA, MA (pbhmi)

Buku Pedoman Sekretaris HMI Cabang Surabaya

Buku Pedoman Sekretaris HMI Cabang Surabaya

Penanggung jawab : ketua umum HMI cabang surabaya

Tim penyusun : Imam muhtajuddin
Irham latuamury
M. tohirin
Maulana syahiduzzaman
Vicky apriyanto
Nur kholis muhammad
Iwan diwansyah
Indah kurniasari

Desain : imam kholisuddin
Pengantar : minarni (Sekjen PB HMI)


PENGANTAR

Assalamualaikum Wr.Wb.
Puji syukur kehadirat allah SWT yang telah memberikan nafas kepada kita setiap hari,jam,menit dan detik, sehingga kita dapat menjalankan kerja organisasi sampai saat ini. DAFTAR ISI

1………………………….… Pengantar
2…………………………… Kesekretariatan
3................................................. Mekanisme pengesahan pengurus HMI
4.....................lampiran-lampiran
4.1 agenda acara HMI
4.2 ikrar pelantikan
4.3 surat keterangan
4.4 surat tugas
4.5 surat mandat
4.6 surat undangan
4.7 surat himbauan
4.8 surat pengantar
4.9 surat keputusan (SK)
4.10 serah terima jabatan
4.11 bulan-bulan hijriyah
I. KESEKRETARIATAN

1. Untuk menyelenggarakan administrasi organisasi dengan efektif, diperlukan suatu tempat tertentu, sebagai pusat pengurusan segala sesuatu yang berhubungan dengan organisasi. Tempat penyelenggaraan administrasi dinamakan “ Sekretariat Organisasi” atau dengan kata lain “Kantor Organisasi”.

2. HMI sebagai suatu oragnisasi adalah sautu bentuk kerja sama dari sekelompok mahasiswa – mahasiswa Islam untuk mencapai tujuan bersama (tujuan HMI pasal 4 Anggaran Dasar HMI), untuk mengatur kerja sama ini ke arah pencapaian tujuan organisasi. Demikian pula pembagian kerja (distribution of work) bagi setiap anggota pengurus dalam mengelola aktivitas – aktivitas organisasi, sangat dibutuhkan mengingat kompleksitas aktivitas dan banyaknya anggota pengurus organisasi.
Aktivitas organisasi berpusat pada sekretariat organisasi. Bagi HMI atau sekretariat PB HMI, BADKO HMI, Cabang, KORKOM, Komisariat, Rayon, Lembaga dan lain – lain untuk setiap tingkatan aktivitas organisasi.
Administrasi kesekretariatan merupakan bagian daripada administrasi organisasi, yaitu sebagai unit tugas/pekerjaan yang penyelenggaraannya diserahkan kepada bidang sekretariat jenderal atau sekretaris organisasi.
Usaha penyelenggaraan administrasi kesekretariatan bertujuan agar sekretaris HMI benar – benar dapat berfungsi sebagai sekretaris organisasi yaitu:
2.1 Tempat kerja yang efisien bagi pengurus dalam pengendalian organisasi.
2.2 Pusat komunikasi organisasi.
2.3 Pusat kegiatan administrasi.
3. Perencanaan Pengaturan Sekretariat
Supaya sekretariat HMI benar-benar dapat berfungsi sebagai sekretariat organisasi maka perlu dibuat perencanaan dan pengaturan tentang sekretariatnya, baik mengenai letak, bangunan maupun ruangan-ruangannya.
Perencanan dan pengaturan sekretariat meliputi :
3.1 Letak Sekretariat.
Sekretariat HMI yang terletak pada tempat yang strategis akan sangat menentukan kelancaran komunikasi dengan pihak manapun, terutama dengan anggota, sehingga mudah dicari, didatangi dan mudah pula mengadakan hubungan keluar, disamping pertimbangan kelancaran komunikasi maka dalam menentukan tempat sekretariat HMI harus dipertimbangkan tentang keadaan sekelilingnya (milih lokasi) yang menjamin ketenangan dan kesehatan sehingga memungkinkan bagi fungsionaris (pengurus) organisasi dapat bekerja menunaikan tugasnya di sekretariat ini dengan baik dan efektif.
3.2 Bangunan Sekretariat.
Bangunan gedung sekretariat HMI hendaklah diusahakan dapat menampung seluruh kegiatan mengenai administrasi maupun kegiatan- kegiatan lainnya. Untuk maksud tersebut, kiranya dapat diikuti ketentuan -ketentuan sebagai berikut :
3.2.1 Jumlah ruangan disesuaikan dengan jumlah kebutuhan kegiatan dalam kesekretariat HMI yaitu adanya :
a. Ruang tata usaha , tempat pengerjaan dan penyesuaian surat menyurat dan penyimpanan arsip-arsip oragnisasi.
b. Ruang tamu, untuk menerima tamu-tamu organisasi.
c. Ruang perpustakaan.
d. Ruang persidangan, untuk sidang-sidang pengurus.
e. Diusahakan kesekretariatan ini juga merupakan sekretariat dari badan-badan khusus HMI yang setingkat.
3.2.2 Antara ruangan-ruangan tersebut hendaknya diperhatikan tentang hubungan antara satu ruangan dengan ruangan lainnya, dengan mengingat prinsip-prinsip “time and Motion Study” sehingga menjamin kelancaran komunikasi dengan mempertimbangkan jarak antara satu dengan yang lainnya (garis lurus adalah jarak terdekat).
3.2.3 Dalam setiap ruangan tersebut sedapat mungkin diusahakan adanya faktor-faktor yang dapat memperlancar tugas dan kerja. Untuk itu perlu adanya alat-alat dan perabotan yang menopang dan menjamin kelancaran tugas-tugas organisasi.
3.2.4 Dalam mengatur sekretariat ini, maka harus mengingat dan memperlihatkan faktor-faktor yang dapat menjamin/menjaga kesehatan bagi para pengurus dan anggota organisasi yang melaksanakan tugas di sekretariat itu.
Faktor-faktor tersebut antara lain soal sinar dan hawa (ventilasi), harus ada dan genteng kaca dimana perlu diadakan sinar matahari sangat perlu menjaga kesehatan mata dan jiwa untuk menjaga kesehatan paru-paru.
3.2.5 Sekretariat yang diatur dengan rapi memberi pandangan yang baik dan menyenangkan, baik kepada pengurus maupun anggota-anggota organisasi, di samping itu suasana yang demikian akan banyak memberikan kesehatan dalam bekerja dan akan sangat membantu kelancaran tugas-tugas organisasi.
Dalam mengusahakan gedung sekretariat ini, sedapat mungkin sekaligus di tempat itu ada wisma HMI yaitu tempat menginap fungsionaris organisasi. Wisma HMI ini akan sangat besar sekali manfaat sebagai markas organisasi dimana setiap fungsionaris yang bertempat tinggal disitu dapat melaksanakan tugas – tugas organisasi. Hal ini sangat membantu dan mempermudah komunikasi.
3.3 Ruangan Sekretariat.
Dalam mengatur ruangan sekretariat, hendaknya diperlihatkan faktor- faktor yang dapat membuat ruangan tersebut benar-benar berfungsi sebagaimana mestinya. Faktor tersebut ialah hal-hal yang memberikan kesenangan, kemauan dan semangat bagi orang yang tinggal di dalamnya, yaitu menyangkut keindahan dan efisiensi, karena di dalam sekretariat HMI terapat ruangan-ruangan yang mempunyai fungsi sendiri-sendiri (ruang tamu, ruang sidang, dsb.), maka dalam pengaturan tersebut haruslah disesuaikan dengan tujuan dan fungsi ruangan tersebut.
3.3.1 Menghias Ruangan.
Untuk menimbulkan keindahan ruangan perlu adanya hiasan-hiasan ruangan (home decoration). Hiasan dari tiap-tiap ruangan berbeda- beda menurut tujuan dan fungsinya masing-masing.
- menimbulkan semangat kegairahan dan kemauan
- menimbulkan rasa senang dan tentram dalam hati
- membuat enak/nyaman/kerasan tinggal pada ruangan itu.
Ruangan yang sehat yaitu ruangan yang ditata menurut ketentuan- ketentuan di atas yang akan memberi kesegaran daya dan kemampuan kerja pengurus dan anggota yang berbeda dalam sekretariat HMI.

II. ADMINISTRASI SURAT-MENYURAT (KETATAUSAHAAN)
1. Urusan surat-menyurat (ketatausahaan) adalah satu bidang yang penting dari lapangan pekerjaan administrasi kesekretariatan. Surat pada hakekatnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak seseorang dalam bentuk tulisan.
1.1 Bentuk pernyataan kehendak seseorang kepada orang lain melalui tulisan (Talk in writing).
1.2 Bentuk suatu media pencurahan perasaan, kehendak, pemikiran dan tujuan seseorang untuk dapat diketahui oleh orang lain.
1.3 Juga merupakan suatu bentuk gambaran tentang suatu peristiwa atau keadaan yang dituangkan dalam bentuk tulisan.
Dengan demikian surat merupakan jembatan pengertian dan alat komunikasi bagi seorang dengan orang lain. Karena sifat yang demikian, maka surat-surat harus disusun secara ringkas dan padat tetapi tegas, bahasa yang dipakai haruslah mudah dimengerti, sederhana dan teratur.
Penulisan surat harus memikirkan terlebih dahulu dengan masak apa yang akan ditulis serta menyadari kepada siapa tulisan itu ditujukan karena melalui surat itu berarti dia telah mengantarkan dan membawa idenya kepada orang lain.
2. Mengingat pengertian dan sifat suatu surat seperti tersebut diatas, maka bagi suatu organisasi turut menjadi sangat penting yaitu :
2.1 sebagai alat komunikasi
2.2 sebagai dokumentasi organisasi
2.3 sebagai tanda bukti (alat bukti/pemeriksaan)

Dengan adanya dan kekuatan serta kemampuan surat, maka pimpinan organisasi dapat menyalurkan suatu kebijakan dan keputusan serta pendapat serta dapat pula mengetahui tentang perkembangan kehidupan organisasi dengan bahan-bahan tersebut dapat diatur dan dikenali organisasi dengan baik, apabila proses surat-menyurat (korespondensi) berjalan lancar dan efektif dari seluruh bagian dan aparat organisasi, karena pada hakekatnya suatu surat atau kegiatan ketatausahaan mempunyai ciri – ciri utama sebagai berikut :
- bersifat pelayanan
- bersifat menetes keseluruhannya bagian atau aparat organisasi
- dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi
Ciri yang pertama berarti surat-menyurat (ketatausahaan) merupakan service work (pekerjaan pelayanan) yang bersifat memudahkan atau meringankan (fasilitating fungcion), yang dilakukan untuk membantu pekerjaan-pekerjaan.
Ciri berikutnya berarti surat-menyurat (ketatausahaan) diperlukan dimana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi yang terdapat pada puncak pimpinan tertinggi (aparat tertinggi organisasi) sampai kepada ruangan kerja satuan organisasi (aparat) terbawah.

3. Proses penyelenggaraan ketatausahaan atau dengan istilah lain “administrasi”surat-menyurat adalah satu proses yang terencana dan teratur yang dimulai dengan adanya ide pemugarannya sampai penyelesaiaan dan penyimpangan sebagaimana mestinya.
Administrasi surat-menyurat HMI meliputi 3 (tiga) hal :
3.1 Bentuk dan isi surat HMI.
3.2 Sirkulasi surat (surat keluar masuk).
3.3 Penyimpangan (pengarsipan).
4. Bentuk dan isi surat
Surat-surat HMI adalah termasuk surat resmi/dinas, sehingga bentuk dan isinya harus menuruti ketentuan-ketentuan yang telah dibuat organisasi. Ketentuan tersebut meliputi hal pemakaian kertas, pengetikan atau penulisan, bentuk surat, macam dan isi surat.
1. surat-surat organisasi ditulis dalam kertas putih
2. ukuran kertas yang dipakai adalah kertas ukuran folio (C4)
Hal ini mengingat segi praktisnya, dimana kertas ukuran inilah banyak kwarto (A4) dapat pula dipergunakan, tetapi pada umumnya ukuran ini sulit didapatkan di pasaran.
Tambahan lagi kertas C4 (Folio) : 229 mm – 324 mm.
Mengenai perihal dimaksud sebagai inti isi singkat surat, biasa juga disebut pokok surat. Ia tak perlu panjang, ringkas tetapi jelas, tepat. Sehingga dengan membaca perihal atau pokok surat ini saja pembaca atau penerima surat di bawah ini adalah contoh paling mudah :

Hal : Permohonan Ceramah

5. Alamat surat yaitu kepada siapa surat itu ditujukan terletak pada kanan atas surat, sejajar dengan perihal alamat surat tidak selamanya ditujukan kepada seseorang, tetapi sering pula kepala suatu badan atau lembaga. Bila ditujukan kepada suatu lembaga atau instansi, maka penyebutannya bukan kepada nama lembaganya, melainkan kepada pengurus atau pimpinan lembaga itu.
Contoh :
Nomor :
Lamp :
Hal :
Kepada Yang Terhormat
Sdr. Pengurusan Besar HMI
Di
JAKARTA

Bila surat ini ditujukan kepada salah satu bagian/unit yang ada pada lembaga itu, hendaknya dilengkapi dengan “up” yang berarti “untuk perhatian”.
Contoh :
Kepada Yang Terhhormat
Sdr. Pengurusan Besar HMI
u.p Bidang PAO
Di
JAKARTA
Dengan begitu penerima surat (telah mengagendakan seperlunya) bisa meneruskan kepada bidang Aparat Organisasi PB HMI untuk ditindaklanjuti.
6. Kata permulaan surat.
Bagi HMI sebaiknya dipakai kalimat “Asslamualaikum Wr. Wb” minimal “dengan hormat”. Kata permulaan ini berfungsi sebagai pembukaan surat, ditulis dengan alinea baru berjarak 2 ½ spasi di bawah pokok surat.
Contoh:
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Teriring salam dan do`a semoga aktivitas keseharian Bapak/Ibu mendapat limpahan rahmat dari Allah SWT. Amin.
7. Isi Surat.
Suatu surat pada dasarnya tidak berbeda dengan suatu karangan, penyusunannya memakai sistematika sebagai berikut :
- Pendahuluan
- Uraian Persoalan (isi/pokok surat)
- Penutup
Pendahuluan
Ini dimaksudkan untuk menarik perhatian pembaca/penerima surat tentang hal atau masalah yang dipersoalkan dalam surat itu kalau hanya sekedar menyampaikan berita singkat, kata atau kalimat pendahuluan ini tidaklah menjadi keharusan pertimbangannya adalah efisiensi tapi bila menyangkut persoalan penting (apabila kalau memerlukan penguraian dan perincian), maka surat ini mestilah memakai kata pendahuluan gunanya tidak hanya sekedar menarik perhatian melainkan sekaligus sebagai motivasi (konsideran).

Contoh :
“diberitahukan bahwa,” atau dengan ini disampaikan bahwa, …. Dst. (untuk surat-surat pemberitahuan).

“Bersama ini …. atau dengan ini ….dst (untuk surat-surat pengantar).

“Memenuhi permintaan saudara” atau menunjuk surat saudara No…..Bertanggal…. dst (untuk surat permintaan, jawaban, balasan, dan pernyataan).

Tempo – tempo kalimat pendahuluan ini bias berupa konstatasi ataupun pertimbangan-pertimbangan yang melatarbelakangi hingga surat dibuat, misalnya:

“Berhubungan adanya gejala yang kita rasakan bersama tentang ….. dst”.

Kalimat pendahuluan ini sebaliknya tidak lebih dari satu alinea ditulis 2 (dua)spasi di bawah kata permulaan surat (Assalamualaikum Wr. Wb).

UraianPersoalan (Isi/pokok surat)
Kecuali maksud, sasaran atau tujuan isi surat haruslah jelas serta harus dapat dipertanggungjawabkan. Untuk itu hal – hal yang minimal harus diperhatikan adalah :
a) Jangan memakai kalimat yang panjang dan berbelit-belit, singkat lagi terputus-putus juga tidak baik. Hal-hal seperti itu biasanya akan membuat salah pengertian bagi penerima surat untuk mudah dipahami maka pada surat-surat yang panjang sebaiknya atau seharusnya diberi alinea, banyak sedikitnya alinea tergantung dari banyaknya pokok-pokok pikiran yang ada dalam surat tersebut tetapi perlu pula diperhitungkan untuk mencapai susunan yang baik dan harmonis. Pembagian dalam alinea sangat memudahkan pengertian jarak antara alinea dan spasi (kalimat) dalam satu alinea 1 ½ (satu setengah) spasi.
b) Dalam satu surat, sebaiknya/seharusnya hanya dipersoalkan satu jenis perkara atau permasalahan, sebab pencampuran soal dalam satu surat akan menimbulkan kesukaran, baik dalam penyusunannya dan mencari kembali surat itu bila diperlukan lagi.
c) Dalam penyusunan isi surat selanjutnya harus dijaga tentang kata-kata dan kalimat yang digunakan hendaklah sopan dan wajar, tidak berlebih- lebihan, kecuali yang sudah lazim digunakan. Pengaruh bahasa sangat besar sekali, sebabdisitu tergambar tentang sikap orang yang membuat surat itu. Oleh sebab itu menyusun surat diserahkan kepada orang yang berkemampuan bahasa cukup.

Kalimat Penutup
Untuk kesopanan dalam melaksanakan suatu korespodensi perlu adanya kalimat-kalimat penutup seperti : “Demikian harap maklum” Atas perhatian saudara kami ucapkan terima kasih”.

Fungsi kalimat penutup adalah sebagai pemanis surat yang kita buat karena itu bukanlah suatu keharusan mutlak dalam pembuatan surat-surat resmi namun demikian untuk kesopanan dan pemanis surat sebaiknya dalam membuat surat -surat resmi organisasi tetap masih digunakan kalimat penutup yang sesuai dengan isi surat.

8. Penutup surat.
Kalau dalam pembuatan surat resmi dimulai dengan “Basmallah” dan dibuka dengan “Assalamu’alaikum Wr,Wb.” Maka dalam penutup surat-surat resmi HMI ditutup dengan Wabillahittaufiq Wal hidayah dan Wassalamualaikum Wr, Wb.” Surat khusus (seperti surat keputusan, Surat keterangan edaran, instruksi, tugas/mandat dan sebagainya) dibuka dengan basmallah.
1. Buku Agenda
Untuk memudahkan pengelolaan sistem administrasi dan kesekretariatan dalam hal ini pengelolaan surat-menyurat, surat masuk maupun surat keluar, pengarsipan dan dokumentasi agar teratur dan sistematis, maka sistem pengagendaan surat-menyurat perlu tersendiri. Adapun unsur- unsur yang penting untuk dicatat adalah :
a. Nomor Urut Surat.
b. Nomor Kode Arsip.
c. Nomor Surat.
d. Tanggal Terima.
e. Nomor dan Tanggal Surat.
f. Isi Surat.
g. Asal Surat.
h. Keterangan (tambahan untuk keterangan surat).

2. Surat keluar
Surat keluar adalah surat yang kita keluarkan untuk mengemukakan kehendak, pikiran dan maksud kita kepada pihak lain. Surat keluar harus melalui sirkulasi sebagai berikut :
2.1 Konsep surat harus terlebih dahulu dimintakan clearence kepada pengurus yang berkepentingan agar tidak terjadi perbedaan- perbedaan antara muatan, isi dan redaksi surat tersebut.
2.2 Konsep surat yang telah mendapat clearence, kemudian diberi nomor verbal.
Buku verbal untuk dan kode arsip surat

a. Nomor urut dan kode arsip surat.
b. Nomor surat.
c. Tanggal surat (penanggalan nasional dan hijriah).
d. Perihal isi surat.Kepada siapa (keputusan,lampiran,penyimpangan)
MEKANISME PENGESAHAN
PENGURUS HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM

PENGESAHAN PENGURUS KORKOM/RAYON DAN LEMBAGA PENGEMBANGAN PROFESI HMI CABANG

1. Pengesahan Pengurus Lembaga Pengembangan Profesi HMI Cabang/KORKOM/Rayon dilakukan oleh Pengurus HMI Cabang.
2. Tata Cara Pengesahan/Prosedur pengesahan pengurus lembaga pengembangan profesi/KORKOM/rayon disesuaikan dengan tata cara/prosedur pengesahan pengurus Bakornas.
2.1. Selambat-lambatnya 15 (lima belas) hari, Musyawarah Lembaga Pengembangan profesi / Muskom / Musyawarah Rayon / Pengurus Lembaga-lembaga Pengembangan profesi /KORKOM /Rayon Demisioner harus menyampaikan hasil-hasil ketetapan musyawarah kepada HMI Cabang terdiri dari :
a. Surat Keputusan Musyawarah tentang :
• Agenda acara dan tata tertib Musyawarah.
• Presidium/Pimpinan Sidang Musyawarah.
• Pengesahan Laporan Pertanggungjawaban Pengurus dan Pernyataan Demisioner Pengurus.
• Program Kerja, Rekomendasi Intern dan Rekomendasi Ektern organisasi.
• Tata tertib pemilihan Ketua Umum/Formateur dan Mide Formateur.
• Formateur/Ketua Umum dan Mide Formateur Terpilih.
b. Surat Keputusan Ketua Umum/Formateur dan Mide Formateur tentang Susunan Personalia Pengurus (asli dan ditanda tangani langsung) paling tidak oleh salah satu Mide Formateur.
2.2. Hendaknya pelaksanaan musyawarah lembaga/muskom rayon dirangkaikan dengan pelaksanaan Konferensi Cabang.
2.3. Jumlah Personalia Pengurus Lembaga Pengembangan Profesi HMI Cabang/KORKOM/Rayon disesuaikan dengan pembidangan kerja dan kebutuhan.
2.4. Setiap pengurus lembaga/KORKOM/rayon harus menyatakan kesediaannya disertai dengan biodata pribadi dan menjadi arsip bagi Pengurus HMI Cabang.
2.5. Pengurus HMI Cabang mengeluarkan Surat Keputusan Tentang susunan personalia Lembaga Pengembangan Profesi/KORKOM/Rayon dan selambat-lambatnya 15 (lima belas) hari setelah diterbitkannya Surat Keputusan, maka harus segera dilakukan pelantikan oleh Pengurus HMI Cabang yang bersangkutan.



PENGESAHAN PENGURUS KOMISARIAT
1. Pengesahan Pengurus HMI Komisariat dilakukan oleh Pengurus HMI Cabang.
2. Periodesasi kepengurusan Komisariat adalah 1 (satu) tahun terhitung semenjak diterbitkannya Surat Keputusan HMI Cabang, setelah itu Pengurus HMI Komisariat harus mengadakan Rapat Anggota Komisariat (RAK).
3. Tata cara/prosedur pengesahan Pengurus Komisariat disesuaikan dengan tata cara/prosedur pengesahan Pengurus HMI Cabang sebagaimana di bawah ini :
3.1. Selambat-lambatnya 15 (lima belas) hari setelah pelaksanaan Rapat Anggota Komisariat (RAK), Pengurus Komisariat Demisioner harus menyampaikan hasil-hasil ketetapan RAK kepada HMI Cabang terdiri dari :
3.1.1. Agenda Acara dan Tata tertib RAK.
3.1.2. Presidium/Pimpinan Sidang RAK.
3.1.3. Pengesahan Laporan Pertanggungjawaban Pengurus HMI Komisariat dan pernyataan Demisioner.
3.1.4. Tata Tertib Pemilihan Ketua Umum/Formateur dan Mide Formateur
3.1.5. Ketua Umum/Formateur dan Mide Formateur.
3.1.6. Anggota Majelis Pengawas dan Konsultasi Pengurut Komisariat (MPK PK).
3.2. Dalam Surat Keputusan Ketua Umum/Formateur dan Mide Formateur tentang Susunan Personalia Pengurus Komisariat.
3.3. Biodata pengurus (CV) dan tanda kesediaan menjadi Pengurus HMI Komisariat.
3.4. Dalam keadaan tertentu 3.1.3 dan 3.1.4 dapat ditanda tangani oleh presidium RAK dengan diketahui oleh Ketua Umum/formateur dan Mide Formateur.
3.5. Pelantikan Pengurus HMI Komisariat dilaksanakan oleh HMI Cabang atau oleh HMI KORKOM setelah mendapat mandat dari pengurus HMI Cabang.
Hal-hal lain yang belum diatur dalam pedoman ini ditetapkan kemudian dengan aturan tersendiri/kebijaksanaan Pengurus Besar HMI.
Kelengkapan surat yang harus disampaikan kepada pengurus HMI cabang surabaya sebelum pelantikan.
1. Hasil-hasil RAK (3.1.1 – 3.1.6)
2. surat pengantar dari pengurus demisioner
3. surat keputusan formatur dan mide formatur tentang susunan pengurus
4. surat kesedian + biodata dari masing-masing pengurus
5. surat permohonan SK (atas nama formatur dan mide formatur)
6. surat permohonan pelantikan (atas nama formatur dan mide formatur)
Contoh nomor surat poin 2
Nomor: 100/A/Sek/03/1429
Atas nama pengurus demisioner

Contoh nomor poin 3,5 dan 6
Nomor: Ist/A/KPTS/F-MF/03/1428
Atas nama formatur dan midle formatur
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
(ISLAMIC ASSOCIATION OF UNIVERSITY STUDENTS)
CABANG SURABAYA KOMISARIAT ................



Nomor : 112/A/Sek/08/1427
Lamp :
Hal :PENGANTAR Kepada yang terhormat,
Pengurus HMI cabang surabaya
u.p bidang PAO
Di
SURABAYA

Assalamu’alaikum Wr, Wb.

Salam dan do’a semoga Allah SWT. senantiasa melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada Kanda dalam menjalankan tugas sehari-hari. Amin.
Sehubungan dengan telah selesainya Rapat Anggota Komisariat (RAK) Himpunan Mahasiswa Islam (HMI) cabang surabaya komisariat...... maka kami .... kepada pengurus HMI cabang surabaya dengan berkas-berkas sebagaimana terlampir.

Demikianlah surat ini disampaikan atas perhatiannya diucapkan terima kasih

Billahittaufiq Wal hidayah
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Surabaya, 26 Sya’ban 1427 H
20 September 2006 M
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
CABANG SURABAYA


MAULANA SUMARLIN IMAM MUHTAJUDDIN
KETUA UMUM SEKRETARIS UMUM
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
(ISLAMIC ASSOCIATION OF UNIVERSITY STUDENTS)
CABANG SURABAYA


Nomor : IST/A/KPTS/F-MF/08/1427
Lamp :
Hal : PERMOHONAN PELANTIKAN Kepada yang terhormat,
Pengurus HMI cabang surabaya
u.p bidang PAO
Di
SURABAYA

Assalamu’alaikum Wr, Wb.

Salam dan do’a semoga Allah SWT. senantiasa melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada Kanda dalam menjalankan tugas sehari-hari. Amin.
Sehubungan selesainya rapat anggota komisariat (RAK) HMI cabang surabay komisariat ...... periode 200........ maka kami mengharap kepada pengurus HMI cabang surabaya untuk melantik pengurus HMI cabang surabaya komisariat .......... periode 200........ yang insyaallah akan dilaksanakan pada;

Hari/tanggal : Jum’at – Senin, 1 – 4 Oktober 2006.
Jam : 19.00 WIB – selesai.
Tempat : Sekretariat HMI cabang surabaya.
Agenda Acara :Terlampir.

Demikianlah surat ini disampaikan atas perhatiannya diucapkan terima kasih

Billahittaufiq Wal hidayah
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Surabaya, 26 Sya’ban 1427 H
20 September 2006 M
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
CABANG SURABAYA


MAULANA SUMARLIN IMAM MUHTAJUDDIN
FORMATUR MIDE FORMATUR I
contoh SK formatur
SURAT KEPUTUSAN
FORMATUR DAN MIDE FORMATUR HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM (HMI) CABANG SURABAYA KOMISARIAT
NOMOR:ist/KPTS/A/06/1428

TENTANG
SUSUNAN PENGURUS HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM (HMI)
CABANG SURABAYA KOMISARIAT ................................
PERIODE 2007-2008


Dengan senantiasa mengharap rahmat dan ridlo Allah SWT, Formatur dan Mide Formatur Himpunan Mahasiswa Islam (HMI) Cabang Surabaya komisaiat........ setelah:

MENIMBANG :
MENGINGAT : 1
2
MEMPERHATIKAN : MEMUTUSKAN
MENETAPKAN :
Billahittaufiq wal hidayah
Ditetapkan di : SURABAYA
Pada tanggal : 18 Rajab 1428 H
03 September 2007 M PENGURUS
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
CABANG SURABAYA
KOMISARIAT...........


WILDAN Afandi PARMIN
MIDE FORMATUR I MIDE FORMATUR II











PAIJO
FORMATUR
HIMBAUAN
1. Kepada semua pengurus HMI cabang/korkom/komisariat diharapkan pada saat acara formal (pelantikan,LK I, up grading, DLL) untuk memakai pakaian yang Formal (Hem+Celana+Sepatu) dan untuk ketua umum harus memakai MUT+GORDON
2. Kepada seluruh komisariat dilingkungan HMI cabang surabaya, apabila mengadakan agenda formal harus ada surat pemberitahuan kepada pengurus Korkom/Cabang surabaya.
3.
4. Contoh
AGENDA ACARA
PELANTIKAN PENGURUS HMI CABANG SURABAYA KOMISARIAT........................

1. Pembukaan.
2. Pembacaan Kitab Suci Al-Qu’ran dan terjemahannya.
3. Menyanyikan lagu Indonesia Raya dilanjutkan Hymne HMI.
4. Prosesi pelantikan pengurus HMI cabang surabaya komiksariat................periode 2007-2008
5. Serah terima jabatan dari pengurus HMI cabang surabaya periode 2006-2007 kepengurus HMI cabang surabaya komisariat ............. periode 2007-2008
6. Sambutan – sambutan:
6.1. Ketua panitia pelantikan HMI cabang surabaya komisariat....
6.2. Ketua Umum HMI Cabang surabaya komisariat........... Periode 2007-2008 (Demisioner)
6.3. Ketua Umum HMI Cabang surabaya komisariat.............. periode 2007-2008 (Terpilih)
6.4. ketua umum HMI cabang surabaya
7. Pemberian cindera mata. “bila ada”
8. Do’a.


Urutan – urutan sapaan dalam suatu acara formal HMI.
Yang Terhormat Saudara : Ketua Umum PB HMI
Ketua Umum BADKO HMI JATIM
Ketua Umum HMI Cabang Surabaya
Ketua Umum KORKOM
Ketua Umum Komisariat
Ketua umum/mewakili (Organ Lain)
Ketua Pelaksana






Contoh
AGENDA ACARA
OPENING CEREMONY LATIHAN KADER I HMI CABANG SURABAYA KOMISARIAT........................
1. Pembukaan.
2. Pembacaan Kitab Suci Al-Qu’ran dan terjemahannya.
3. Menyanyikan lagu Indonesia Raya dilanjutkan Hymne HMI
4. Sambutan – sambutan:
a. Ketua panitia pelaksana
b. Ketua Umum HMI Cabang surabaya komisariat...........
c. Ketua Umum HMI Cabang surabaya sekaligus membuka acara
5. Penyerahan tanggung jawab proses latihan kader dari ketua umum komisariat ........... kepada master of training (MOT)
6. penyematan tanda peserta oleh MOT
7. do’a
AGENDA ACARA
CLOSING CEREMONY LATIHAN KADER I HMI CABANG SURABAYA KOMISARIAT........................
1. Pembukaan.
2. Pembacaan Kitab Suci Al-Qu’ran dan terjemahannya
3. Menyanyikan lagu Indonesia Raya dilanjutkan Hymne HMI
4. Laporan proses latihan kader dari master of training (MOT) dan penyerahan kembali tanggung jawab proses pengkaderan keketua kom..........
5. pelepasan tanda peserta
6. kesan dan pesen peserta
7. Sambutan – sambutan:
a. Ketua panitia pelaksana
b. Ketua Umum HMI Cabang surabaya komisariat...........
c. Ketua Umum HMI Cabang surabaya sekaligus menutup acara
8. do’a
Contoh
AGENDA ACARA
SEMINAR NASIONAL HMI CABANG SURABAYA KOMISARIAT........................
1. Pembukaan.
2. Pembacaan Kitab Suci Al-Qu’ran dan terjemahannya.
3. Menyanyikan lagu Indonesia Raya dilanjutkan Hymne HMI
4. Sambutan – sambutan:
b. Ketua panitia pelaksana
c. Ketua Umum HMI Cabang surabaya komisariat...........
d. Ketua Umum HMI Cabang surabaya sekaligus membuka acara
5. Penyerahan tanggung jawab proses latihan kader dari ketua umum komisariat ........... kepada master of training (MOT)
9. penyematan tanda peserta oleh MOT
10. do’a

contoh SK formatur
SURAT KEPUTUSAN
FORMATUR DAN MIDE FORMATUR HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM (HMI) CABANG SURABAYA KOMISARIAT
NOMOR:ist/KPTS/A/06/1428

TENTANG
SUSUNAN PENGURUS HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM (HMI)
CABANG SURABAYA KOMISARIAT ................................
PERIODE 2007-2008


Dengan senantiasa mengharap rahmat dan ridlo Allah SWT, pengurus Himpunan Mahasiswa Islam (HMI) Cabang Surabaya setelah:

MENIMBANG :
MENGINGAT : 1
2
MEMPERHATIKAN : MEMUTUSKAN
MENETAPKAN :
Billahittaufiq wal hidayah
Ditetapkan di : SURABAYA
Pada tanggal : 18 Rajab 1428 H
03 September 2007 M PENGURUS
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
CABANG SURABAYA
KOMISARIAT...........


WILDAN Afandi IMAM S. ARIFIN
MIDE FORMATUR I MIDE FORMATUR II











PAIJO
FORMATUR


IKRAR UNTUK PELANTIKAN


-

-

-

Dengan nama Allah Yang Maha Pengasih dan Penyayang
“Aku bersaksi bahwasannya tiada Tuhan selain Allah dan sesungguhnya Muhammad adalah Rasul Allah”
“Kami rela Allah Tuhan kami, Islam agama kami dan Muhammad Nabi dan Rasul Allah”.

Dengan kesadaran dan tanggung jawab, kami pengurus HMI cabang surabaya komisariat......................dengan ini berjanji dan berikrar :
1. Bahwa kami dengan kesungguhan hati akan melaksanakan ketetapan – ketetapan …… ke ……… di ………
2. Bahwa kami akan selalu menjaga nama baik Himpunan dengan selalu tunduk dan patuh kepada AD, ART dan pedoman pokok HMI beserta ketentuan – ketentuan lainnya.
3. Bahwa apa yang kami kerjakan dalam kepengurusan ini adalah untuk mencapai tujuan HMI dalam rangka mengabdi kepada Allah SWT dan mencapai kesejahteraan umat dan bangsa di dunia dan akhirat.

-

-
Sesungguhnya Sholatku, perjuanganku, hidup dan matiku hanya untuk Allah Tuhan seru sekalian alam”.

Billahit taufiq wal hidayah.




SERAH TERIMA JABATAN

Yang bertanda tangan dibawah ini:

Nama : ZUMROTIN S.Pdi
Alamat : Jl. Jemur wonosari Gg. Masjid No
Jabatan : Ketua Umum Korps HMI Wati HMI Cabang Surabaya periode 2005-2006

Selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA

Nama : IRINA DIAN PITALOKA
Alamat : Jl. Jetis kulon Gg. 10 E No. 12 E
Jabatan : Ketua Umum Korps HMI Wati HMI Cabang Surabaya Periode 2007-2008

Selanjutnya disebut PIHAK KEDUA

Dengan ini PIHAK PERTAMA menyerahkan segala wewenang dan tanggung jawab Korps HMI wati Himpunan Mahasiswa Islam (HMI) Cabang Surabaya Periode 2007-2008 kepada PIHAK KEDUA.

Billahittaufiq Wal Hidayah
Surabaya, 28 Syawwal 1428 H
09 November 2007 M
KORPS HMI WATI
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
CABANG SURABAYA


ZUMROTIN S.Pdi IRINA DIAN PITALOKA
PIHAK PERTAMA PIHAK KEDUA




(.............................................) (...............................................)
SAKSI I SAKSI II
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
(ISLAMIC ASSOCIATION OF UNIVERSITY STUDENTS)
CABANG SURABAYA
Sekretariat:Jl Sumatra No 36 A Sby





SURAT KETERANGAN
Nomor : 25/A/Sek/12/1427

Dengan senantiasa mengharap rahmat dan ridho Allah SWT. Pengurus Himpunan Mahasiswa Islam (HMI) cabang surabaya menerangkan bahwa :

Nama : IMRON HANAFI
Tempat tanggal Lahir : Ngawi, 21 Mei 1981
Alamat : Jl. semangka 7 No. 18 Ngawi

Adalah benar-benar anggota HMI Cabang Surabaya.

Demikian Surat Keterangan ini diberikan kepada yang bersangkutan untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Billahittaufiq Wal Hidayah.
Surabaya, 28 Dzulhijah 1427 H
28 Januari 2007 M

PENGURUS
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM CABANG SURABAYA


MAULANA SUMARLIN IMAM MUHTAJUDDIN
KETUA UMUM SEKRETARIS UMUM

HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
(ISLAMIC ASSOCIATION OF UNIVERSITY STUDENTS)
CABANG SURABAYA
Sekretariat:Jl Sumatra No 36 A Sby



SURAT TUGAS
Nomor : 26/A/Sek/07/1427

Dengan senantiasa mengharap rahmat dan ridho Allah SWT. Pengurus Besar Himpunan Mahasiswa Islam (PB HMI) memberikan tugas kepada :

1. Nama : IWAN DYWANSYAH
Jabatan : Sekretaris umum HMI Cabang Surabaya
Alamat : Jl. Gebang 16 A Surabaya

Keperluan : Untuk melakukan survey tempat latihan kader I (LK I) pada tanggal 12 November di pasuruan.
Berangkat : 11 November 2007.
Transport : Bus
Demikian surat tugas ini dibuat agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya kepada yang bersangkutan diharapkan melapor setelah selesainya tugas tersebut.

Billahittaufiq Wal Hidayah.
Surabaya, 18 Rajab 1427 H
09 September 2007 M
PENGURUS
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
CABANG SURABAYA


MAULANA SUMARLIN IMAM MUHTAJUDDIN
KETUA UMUM SEKRETARIS UMUM

HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
(ISLAMIC ASSOCIATION OF UNIVERSITY STUDENTS)
CABANG SURABAYA
Sekretariat:Jl Sumatra No 36 A Sby





S U R A T M A N D A T
Nomor : 23/A/Sek/10/1427

Dengan senantiasa mengharap rahmat dan ridho Allah SWT. Pengurus Besar Himpunan Mahasiswa Islam (PB HMI) memberikan mandat kepada :

Nama : Maulana Syahiduzzaman
Jabatan : Ketua Panitia Latihan Kader II Himpunan Mahasiswa Islam cabang surabaya

Untuk mengurus permohonan dana pada donatur yang telah menyatakan kesanggupannya menjadi penyandang kegiatan HMI cabang surabaya dan untuk mengambil dana bantuan tersebut.

Demikian surat mandat dikeluarkan untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya.

Billahittaufiq Wal Hidayah.
Surabaya, 20 S y a w a l 1427 H 19 Oktober 2007 M
PENGURUS
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
CABANG SURABAYA


MAULANA SUMARLIN IMAM MUHTAJUDDIN
KETUA UMUM SEKRETARIS UMUM

HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
(ISLAMIC ASSOCIATION OF UNIVERSITY STUDENTS)
CABANG SURABAYA
Sekretariat:Jl Sumatra No 36 A Sby


Nomor : 12/A/Sek/08/1427
Lamp :
Hal : UNDANGAN Kepada yang terhormat,
Kanda Bagus Nusantoro
Di
SURABAYA

Assalamu’alaikum Wr, Wb.

Salam dan do’a semoga Allah SWT. senantiasa melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada Kanda dalam menjalankan tugas sehari-hari. Amin.
Sehubungan dengan akan diadakannya rapat harian olehpengurus HMI cabang surabaya maka kami mengharap kehadiran saudara/i pada;

Hari/tanggal : Jum’at – Senin, 1 – 4 Oktober 2006.
Jam : 19.00 WIB – selesai.
Tempat : Sekretariat HMI cabang surabaya.
Agenda Acara :Terlampir.

Demikianlah surat ini disampaikan atas perhatiannya diucapkan terima kasih

Billahittaufiq Wal hidayah
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Jakarta, 26 Sya’ban 1427 H
20 September 2006 M
PENGURUS BESAR HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
CABANG SURABAYA


MAULANA SUMARLIN IMAM MUHTAJUDDIN
KETUA UMUM SEKRETARIS UMUM


HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
(ISLAMIC ASSOCIATION OF UNIVERSITY STUDENTS)
CABANG SURABAYA
Sekretariat:Jl Sumatra No 36 A Sby


Nomor : 79/A/Sek/07/1427
Lamp : 1 (satu) berkas
Hal : HIMBAUAN Kepada Yang Terhormat,
Saudara Pengurus HMI korkom dan Komisariat se-Surabaya
Di-
SURABAYA
Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Salam dan do’a semoga Allah SWT. senantiasa melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada Saudara dalam menjalankan tugas sehari-hari.
Dalam upaya menjaga konsistensi, kontinuitas serta stamina organisasi, maka seluruh aparat organisasi dalam melaksanakan setiap aktivitas, supaya memperhatikan hal – hal sebagai berikut

1. Seluruh aktivitas dan kegiatan organisasi harus dijalankan secara prosedural, konstitusional dan tidak menimbulkan kerancuan, baik secara internal maupun secara eksternal.

Demikianlah surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.

Billahittaufiq Walahidayah
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Surabaya, 15 R a j a b 1427 H
13 Agustus 2007 M PENGURUS HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
CABANG SURABAYA


MAULANA SUMARLIN IMAM MUHTAJUDDIN
KETUA UMUM SEKRETARIS UMUM



HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
(ISLAMIC ASSOCIATION OF UNIVERSITY STUDENTS)
CABANG SURABAYA
Sekretariat:Jl Sumatra No 36 A Sby


Nomor : 71/A/Sek/12/1427
Lamp : 1 (satu) berkas
Hal : PENGANTAR Kepada yang terhormat,
Pengurus HMI Cabang Surabaya Komisariat ....... Di
SURABAYA
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Salam dan doa semoga Allah SWT. senantiasa melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada Saudara dalam menjalankan tugas sehari–hari.

Bersama ini kami sampaikan kepada Saudara Surat Keputusan Pengurus Himpunan Mahasiswa Islam (HMI) Cabang Surabaya dengan Nomor : 11/KTPS/A/12/1427 H tentang Pengesahan Pengurus Himpunan Mahasiswa Islam (HMI) Cabang Surabaya komisariat............... Periode 2004 – 2006 M.
Demikian surat ini disampaikan atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Billahittaufiq Wal hidayah
Wassalamu’alaiku Wr. Wb.
Surabaya, 26 Rajab 1427 H
26 Maret 2007 M

PENGURUS
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
CABANG SURABAYA

MAULANA SUMARLIN IMAM MUHTAJUDDIN
KETUA UMUM SEKRETARIS UMUM

SURAT KEPUTUSAN
PENGURUS HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM (HMI) CABANG SURABAYA
NOMOR:22/KPTS/A/06/1428

TENTANG
PENGESAHAN SUSUNAN PENGURUS HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM (HMI) CABANG SURABAYA KOMISARIAT ................................
PERIODE 2007-2008


Dengan senantiasa mengharap rahmat dan ridlo Allah SWT, pengurus Himpunan Mahasiswa Islam (HMI) Cabang Surabaya setelah:

MENIMBANG : Bahwa demi menjaga kesinambungan dan
mekanisme roda organisasi, maka dipandang
perlu untuk mengesahkan susunan pengurus
Himpunan Mahasiswa Islam (HMI) Cabang
Surabaya Komisariat ................ Periode 2007-2008

MENGINGAT : 1
2 Pasal 4,5,6,8,9,12 Dan 13 AD HMI
Pasal 37,38 Dan 39 ART HMI

MEMPERHATIKAN : 1.




2.








3.







4.




5. Laporan hasil Rapat Anggota Komisariat (RAK)
Himpunan Mahasiswa Islam (HMI) Cabang
Surabaya Komisariat ..................... di Surabaya

Ketetapan Rapat Anggota Komisariat (RAK)
Himpunan Mahasiswa Islam (HMI) Cabang
Surabaya Komisariat......................................
Nomor:06/KPTS.RAK/A/05/1428 tentang
pengesahan Ketua Umum/Formatur dan Mide
Formatur Himpunan Mahasiswa Islam (HMI)
Cabang Surabaya Komisariat.... Periode 2007-2008

Surat Keputusan Ketua Umum/Formatur dan Mide
Formatur Nomor:Ist/KPTS/A/06/1428 tentang
Susunan pengurus Himpunan Mahasiswa Islam (HMI)
Cabang Surabaya Komisariat.... Periode 2007-2008

Surat permohonan pengesahan pengurus Himpunan
Mahasiswa Islam (HMI) Cabang Surabaya
Komisariat ...................Periode 2007-2008

Saran dan pendapat yang berkembang pada rapat
harian pengurus Himpunan Mahasiswa Islam (HMI)
cabang surabaya periode 2007-2008

M E M U T U S K A N
MENETAPKAN : 1.









2.



3. Mengesahkan susunan pengurus Himpunan Mahasiswa
Islam (HMI) Cabang Surabaya Komisariat Syari’ah
Periode 2007-2008 dibawah pimpinan saudara/i......
dan saudara/i ............ masing-masing sebagai
KETUA UMUM dan SEKRETARIS UMUM dengan
susunan pengurus selengkapnya sebagaimana terlampir

Surat keputusan ini diberikan kepada masing-masing
yang bersangkutan untuk dilaksanakan dengan rasa
penuh amanah dan tanggung jawab.

Surat keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan
dan akan ditinjau kembali jika terdapat kekeliruan
didalamnya.
Billahittaufiq wal hidayah
Ditetapkan di : SURABAYA
Pada tanggal : 18 Rajab 1428 H
03 September 2007 M PENGURUS
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
CABANG SURABAYA


MAULANA SUMARLIN IMAM MUHTAJUDDIN
KETUA UMUM SEKRETARIS UMUM

SERAH TERIMA JABATAN

Yang bertanda tangan dibawah ini:

Nama : ZUMROTIN S.Pdi
Alamat : Jl. Jemur wonosari Gg. Masjid No
Jabatan : Ketua Umum Korps HMI Wati HMI Cabang Surabaya periode 2005-2006

Selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA

Nama : IRINA DIAN PITALOKA
Alamat : Jl. Jetis kulon Gg. 10 E No. 12 E
Jabatan : Ketua Umum Korps HMI Wati HMI Cabang Surabaya Periode 2007-2008

Selanjutnya disebut PIHAK KEDUA

Dengan ini PIHAK PERTAMA menyerahkan segala wewenang dan tanggung jawab Korps HMI wati Himpunan Mahasiswa Islam (HMI) Cabang Surabaya Periode 2007-2008 kepada PIHAK KEDUA.

Billahittaufiq Wal Hidayah
Surabaya, 28 Syawwal 1428 H
09 November 2007 M
KORPS HMI WATI
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
CABANG SURABAYA


ZUMROTIN S.Pdi IRINA DIAN PITALOKA
PIHAK PERTAMA PIHAK KEDUA




(.............................................) (...............................................)
SAKSI I SAKSI II
CATATAN DAFTAR NAMA/URUTAN BULAN – BULAN TAHUN HIJRIAH :
1. Muharram
2. Syafar
3. Rabiul Awwal
4. Rabiul Akhir
5. Jumadil Awwal
6. Jumadil Akhir
7. Rajab
8. Sya’ban
9. Ramadhan
10. Syawal
11. Dzulkaidah
12. Dzulhijah

Daftar nama dan urutan bulan – bulan Hijriah di atas, dimaksudkan untuk memberikan nomor/bulan dalam surat menyurat.

Misal : Jika surat tersebut dikeluarkan bulan Rabiul Awwal maka kode suratnya menjadi, Nomor : 110/A/Sek/03/1426

Angka nomor 03 itulah sebagai petunjuk bulan Rabiul Awwal (bulan ketiga) dalam tahun Hijriyah.














Contoh Data tentang Anggota.

HMI : CABANG SURABAYA
BADKO : JAWA TIMUR
I. DATA TENTANG DIRI
1. Nama lengkap/panggilan : ROSYIDATUL HIKMAWATI
2. Jenis Kelamin : PEREMPUAN
3. Tempat dan Tgl. Lahir : BLITAR, 27 OKTOBER 1985
4. Alamat :DS.MARGOREJO KEC.SUKOJAYAN
5. Pekerjaan : MAHASISWI+SEKUM HMI TARBIYAH

II. DATA TENTANG KELUARGA
1. Nama Orang Tua Laki-laki :
2. Tempat dan Tgl. Lahir :
3. Pendidikan :
4. Pekerjaan :
5. Alamat :
6. Nama orang tua perempuan :
7. Tempat dan Tgl. Lahir :
8. Pendidikan :
9. Pekerjaan :
10. Alamat :
11. Jumlah Saudara kandung :


IV. DATA TENTANG ORGANISASI
1. Masuk HMI tahun :
2. Nomor Kartu Anggota :
3. Training Yang Telah diikuti :
4. Pengalaman Organisasi di HMI :
5. Pengalaman Organisasi di luar HMI :

V. CATATAN TENTANG ALUMNI
1. Tamat Studi Tahun :
2. Profesi/Jabatan :
3. Terdaftar sebagai Anggota HMI :
Cabang
4. Masuk Organisasi/Parpol :
5. Sebagai :

Catatan : *)


*) Anggaran Rumah Tangga HMI Bagian IV pasal 7 menyebutkan kewajiban anggota :
a) Setiap anggota berkewajiban menjaga nama baik HMI.
b) Setiap anggota berkewajiban menjalankan Misi Organisasi.
c) Setiap anggota berkewajiban menjunjung tinggi etika, sopan santun dan moralitas dalam berperilaku dan menjalankan aktivitas organisasi.
d) Setiap anggota berkewajiban tunduk dan patuh kepada Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga dan berpartisipasi dalam setiap kegiatan HMI yang sesuai dengan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga.
e) Setiap anggota biasa berkewajiban membayar uang pangkal dan iuran anggota.
f) Setiap anggota berkewajiban menghormati simbol-simbol organisasi.

**) Diisi oleh Pengurus Cabang / PB HMI.
Contoh
STUKTUR PENGURUS HMI CABANG SURABAYA

Kondisi Kom Syari'ah 2008

Ketua Umum: Hasan Basri
Sekum : Nuril Chofit